Privacybeleid

wie zijn wij? wij zijn autoscriber b v (autoscriber) ons adres is high tech campus 6a, 5656 ae eindhoven we zijn geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 83055150 wat doen we? we bieden u toegang tot onze ai applicatie die het gesprek tussen een arts en een patiënt omzet in een gestructureerde samenvatting onze applicatie biedt ook de mogelijkheid om het transcript van uw gesprek te zoeken, te filteren en opnieuw af te spelen, en om notities te dicteren buiten de consultatie we noemen onze applicatie autoscriber app wat ben je aan het lezen? dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, opslaan en beschermen, en op welke privacyrechten u een beroep kunt doen (de privacybeleid) we kunnen dit privacybeleid wijzigen als we het substantieel wijzigen, plaatsen we een melding op onze website en in onze app daarnaast zullen we geregistreerde gebruikers via e mail op de hoogte stellen als u geen geregistreerde gebruiker bent, raden we u aan om de website, de app en dit privacybeleid regelmatig te raadplegen vragen? als u vragen hebt over dit privacybeleid, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen door een e mail te sturen naar support\@autoscriber com dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 20 july 2025 1\ toepasselijkheid dit privacybeleid is van toepassing op de autoscriber app, onze websites ( www autoscriber com en app autoscriber com ), en alle andere diensten of producten die we leveren (de diensten ) de autoscriber app is toegankelijk via onze website onder afzonderlijke software as a service overeenkomsten (saas) in het bijzonder is het privacybeleid van toepassing op u als een van de volgende directe of indirecte gebruikers organisaties die de autoscriber app, de website of onze diensten gebruiken ( medische organisatie ) voorbeelden hiervan zijn ziekenhuizen en huisartsenpraktijken personen die de autoscriber app, de website of onze diensten gebruiken namens de medische organisatie ( dokter ) voorbeelden hiervan zijn artsen, chirurgen, verpleegkundigen en medische stagiaires de patiënt en, optioneel, hun begeleiders ( patiënt ) 2\ de rol van autoscriber aangezien autoscriber geen deelnemer is aan het gesprek tussen de arts en zijn patiënten, hebben we geen volledig inzicht in alle informatie die tijdens deze gesprekken wordt uitgewisseld daarom raden we patiënten aan om altijd contact op te nemen met de betreffende arts of het ziekenhuis voor specifieke verzoeken met betrekking tot medische consulten houd er rekening mee dat we uw verzoek soms doorverwijzen naar de medische organisatie ‍3 gegevensverwerking we verwerken persoonsgegevens op de volgende gronden op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (gdpr) toestemming uitvoering van een overeenkomst (inclusief saas) wettelijke verplichting gerechtvaardigd belang van autoscriber overzicht van gegevensverwerking account aanmaken (grond 2) de medische organisatie en/of arts moet zorgen voor contactgegevens (naam, telefoonnummer, locatie, functie, e mailadres) gebruikersnaam wachtwoord neem contact op (ground 4) wanneer u het digitale contactformulier invult, moet u uw naam, e mailadres, telefoonnummer en beschrijving van de aanvraag invoeren deze gegevens worden alleen verwerkt om u de gevraagde informatie te verstrekken betaling (grond 2) voor de betaling van de kosten voor het gebruik van de autoscriber app moet de medische organisatie haar betalingsgegevens verstrekken betaalmethode en financiële gegevens, zoals creditcard en/of bankrekeninggegevens ip adres (grond 4) bij elk bezoek aan de website wordt uw (vaste of tijdelijke) ip adres gedetecteerd wij verwerken deze gegevens voor technisch en functioneel beheer om ervoor te zorgen dat onze website gebruiksvriendelijk is sollicitatie (grond 1 of 4) als u solliciteert, kunnen we uw naam, adres, leeftijd of geboortedatum, geslacht, e mailadres, telefoonnummer en cv verwerken om uw sollicitatie te behandelen communicatie (grond 2) wij kunnen de contactgegevens van de medische organisatie of arts gebruiken om informatieberichten te versturen die nodig zijn voor het gebruik van de autoscriber app, met uitzondering van marketingcommunicatie prestaties van saas (ground 2) we kunnen de volgende categorieën gegevens verwerken wij kunnen de volgende (bijzondere) categorieën persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze verplichtingen met betrekking tot de levering van saas opnames van gesprekken tussen artsen en patiënten (de opnames) persoonsgegevens die door artsen zijn ingevoerd met betrekking tot de patiënt (overige gegevens) deze opnames en overige gegevens bevatten (gevoelige) persoonsgegevens, zoals geboortedatum, adres, contactgegevens, klachten, diagnoses, medicijngebruik, allergieën, lengte, gewicht, medische geschiedenis, bloedgroep de medische organisatie is te allen tijde verantwoordelijk voor de opnames en andere gegevens die met behulp van de autoscriber app worden verwerkt de medische organisatie bepaalt welke gegevens worden opgeslagen en/of verwerkt in de logbestanden; welke gronden van toepassing zijn op de verwerking; en hoe lang de gegevens worden bewaard productverbetering (grond 1) autoscriber kan de opnames en andere gegevens opslaan om de technologieën van autoscriber in de toekomst te verbeteren voor dit doel heeft autoscriber de uitdrukkelijke toestemming nodig van de arts, de patiënt en hun begeleiders als de arts of de patiënt(en) of, indien van toepassing, een begeleider geen toestemming geven voor de verwerking van de opnames en andere gegevens door autoscriber om de technologieën van autoscriber te verbeteren, zal autoscriber de opnames en andere gegevens niet voor dit doel opslaan gegevensaggregatie (grond 4) om de verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken, kunnen wij persoonsgegevens aggregeren of versleutelen om anonieme gegevens te creëren die vervolgens niet meer tot een natuurlijke persoon kunnen worden herleid naleving van de wet (grond 3) om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving kan autoscriber verplicht zijn om persoonsgegevens te verwerken voor andere doeleinden dan die welke in dit privacybeleid worden uiteengezet, bijvoorbeeld voor wetshandhaving en in geval van een gerechtelijk bevel fraudedetectie (grond 3 of 4) wij verwerken persoonsgegevens voor fraudedetectie en om fraude en misbruik te voorkomen als autoscriber een redelijk vermoeden heeft of vaststelt dat er sprake is geweest van fraude, oplichting of criminele activiteiten die aan u kunnen worden toegeschreven, zullen persoonsgegevens worden verwerkt om te voorkomen dat u in de toekomst gebruikmaakt van de autoscriber app of de website klantenservice (grond 1 of 4) wij kunnen persoonsgegevens verzamelen en delen om (internationale) klantenservice te verlenen aan de medische organisatie en de arts wij kunnen bijvoorbeeld (telefonische) verzoeken die door het autoscriber servicecentrum worden ontvangen en de bijbehorende antwoorden verzamelen, samen met de andere contactgegevens op deze manier kunnen wij beter reageren op vragen marketing (grond 1 of 4) wij kunnen de contactgegevens van de medische organisatie en/of arts gebruiken voor marketingcommunicatie (zoals nieuwsbrieven), voor zover dit wettelijk is toegestaan wij bieden u altijd de mogelijkheid om u af te melden voor onze nieuwsbrief en zullen ons abonneebestand nooit aan derden verstrekken, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven 4\ gegevensbewaring autoscriber bewaart persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de in privacybeleid docid\ drjatxptvelxjq omkiga hierboven genoemde doeleinden of voor zover wettelijk toegestaan specifieke bewaartermijnen zijn onder meer accountgegevens de gegevens van medische organisaties of artsen die nodig zijn om een account aan te maken, worden bewaard zolang u de autoscriber app gebruikt nadat u zich hebt afgemeld of uw account hebt verwijderd, bewaren wij uw accountgegevens gedurende een periode van maximaal 2 jaar, voor het geval u uw account opnieuw wilt activeren sollicitatiegegevens als autoscriber u niet in dienst neemt, worden uw gegevens binnen 4 (vier) weken na uw sollicitatie verwijderd, tenzij u en autoscriber schriftelijk anders zijn overeengekomen op toestemming gebaseerde gegevens voor doeleinden die zijn gebaseerd op uw toestemming, eindigt de gegevensverwerking wanneer u besluit deze toestemming in te trekken geaggregeerde gegevens als gegevens door autoscriber worden geanonimiseerd, kunnen we deze gegevens bewaren voor statistische en analytische doeleinden opnames en andere gegevens als de arts en de patiënt autoscriber toestemming hebben gegeven voor de opslag van opnames en andere gegevens met het doel om de technologieën van autoscriber te verbeteren, bewaart autoscriber deze opnames en andere gegevens gedurende een periode van maximaal 5 (vijf) jaar, tenzij de arts en/of de patiënten hun toestemming eerder intrekken als u een patiënt bent, houd er dan rekening mee dat autoscriber geen controle heeft over het bewaren van persoonsgegevens door de medische organisatie en de arts in uw elektronische patiëntendossier of enige andere vorm van gegevensbewaring 5\ gegevensbescherming wij doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen door technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te nemen om uw gegevens te beschermen tegen manipulatie, verlies, vernietiging en toegang door onbevoegde personen deze veiligheidsmaatregelen worden voortdurend verbeterd in overeenstemming met de technologische ontwikkelingen de toegang tot de persoonsgegevens is strikt beperkt tot werknemers en externe dienstverleners op basis van ‘need to know’ , die een verklaring van goed gedrag (vog) hebben behaald; versleuteling van persoonsgegevens in de cloud met behulp van door de klant beheerde sleutels; beveiligde netwerkverbindingen met secure socket layer (ssl) of een vergelijkbare technologie; toegang tot de persoonsgegevens wordt beveiligd met een tweefactorauthenticatie (2fa); sluiting van geheimhoudingsovereenkomsten (nda's) 6\ gegevens delen autoscriber kan persoonsgegevens delen met dienstverleners (grond 2 of 4) autoscriber kan persoonsgegevens delen met de volgende categorieën dienstverleners die bijdragen aan de autoscriber app hosting, gegevensanalyse en opslag, betalingsverwerking, informatietechnologie en aanverwante infrastructuur, klantenservice, productontwerp, productdiagnostiek, e mailbezorging, creditcardverwerking, auditing en marketing autoscriber deelt alleen persoonsgegevens met dienstverleners die voldoende waarborgen bieden om persoonsgegevens te beschermen bevoegde autoriteiten (grond 4) autoscriber verstrekt persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties en andere overheidsinstanties voor zover dit wettelijk vereist is of strikt noodzakelijk is voor het voorkomen, opsporen of vervolgen van strafbare feiten en fraude overdracht van activiteiten (grond 4) wij kunnen persoonsgegevens aan derden overdragen in het geval dat autoscriber het voorwerp uitmaakt van een fusie, overname, reorganisatie, verkoop van bedrijfsonderdelen of faillissement in dat geval zal autoscriber uw voorafgaande toestemming vragen, indien dit vereist is volgens de toepasselijke wetgeving indien de bovenstaande organisaties worden beschouwd als verwerkers in de zin van de avg, zal autoscriber een gegevensverwerkingsovereenkomst met hen sluiten de verwerking van persoonsgegevens zal uitsluitend plaatsvinden in opdracht van en onder de verantwoordelijkheid van autoscriber internationale doorgifte de diensten van autoscriber worden beheerd en uitgevoerd vanuit nederland wij verwerken persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de europese economische ruimte ( eer ) en zullen persoonsgegevens alleen buiten de eer verwerken als wij een beroep kunnen doen op de wettelijk vereiste waarborgen van de avg voor de doorgifte van persoonsgegevens (zoals het sluiten van een eu modelcontract) de medewerkers van autoscriber die vanuit zuid afrika werken, hebben intern toegang tot de europese cloudomgeving, die persoonsgegevens bevat de medewerkers krijgen toegang op basis van het need to know principe en de persoonsgegevens blijven te allen tijde binnen de europese cloudomgeving van autoscriber het verlenen van toegang aan medewerkers tot persoonsgegevens is noodzakelijk voor autoscriber om in uw belang overeenkomsten met derden te sluiten, zoals toegestaan door de avg 7\ privacyrechten op grond van de avg hebt u het recht om toegang te vragen tot uw persoonsgegevens; ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren, te beperken of te verwijderen; een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen wij kunnen deze kopie op uw verzoek aan derden verstrekken; bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door contact met ons op te nemen; rechtstreeks een klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken; uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens intrekken; om een verzoek in te dienen met betrekking tot het privacybeleid, kunt u een formulier indienen via de onderstaande knop 8\ cookies een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser kan worden gestuurd de browser slaat dit bestand op uw computer op uw computer wordt voorzien van een uniek nummer, waardoor onze site die computer in de toekomst kan herkennen we gebruiken cookies om de gebruikerservaring op onze website te verbeteren bovendien zorgen cookies ervoor dat onze website en app sneller werken, dat u onze website en app veilig kunt bezoeken en dat we fouten op onze website en app kunnen opsporen en oplossen de specifieke tools die deze cookies gebruiken zijn cloudflare, hubspot, google analytics, keycloak en datadog u kunt cookies altijd zelf verwijderen of uitschakelen via de browserinstellingen er worden dan geen cookies meer opgeslagen wanneer u onze website of app bezoekt houd er echter rekening mee dat onze website en app zonder cookies mogelijk niet zo goed functioneren als zou moeten